大邑县慈善会基本管理制度 

第一章 总 则

为加强慈善会规范化管理，完善各项工作制度，发展慈善事业，弘扬慈善文化，促进慈善会高效运作。根据国家有关法律法规及《大邑县慈善会章程》规定，特制订本会管理制度。

一、慈善会全体工作人员应按照本会章程开展各项工作，遵守本会各项规章制度。

二、根据本会目前发展现状，下设综合部、事业发展部、项目部、财务部。

（一）综合部职责

1、负责内部文件和外部文件的收取、编号、传递、催办归档。

2、负责文件打印、复印、传真函件的发送、各种会议的通知、安排、记录及纪要的制发跟踪检查实施情况及时向秘书长作出汇报。

3、负责接待工作。

4、负责起草有关文字材料及各种报告。

5、开具对外证明及介绍信。

6、协助秘书长做好各部门之间的业务沟通及工作协调。

7、职工招聘、培训、绩效考核，薪酬福利等人力资源管理。

8、负责社会组织年检工作。

9、负责本会职工食宿管理、公务车辆管理、办公用品采购及管理、清洁卫生、治安管理。

10、负责做好党建资料、人员档案管理、慈善项目资料、基金管理资料等相关文件归档保存及借阅。

11、负责处理本会相关法律事务；负责与劳动、人事、公安、社保等相关政府机构协调与沟通及政府文件的执行；负责职工的劳资纠纷事宜及各种投诉的处理；负责本会职工工伤事故的处理。

12、完成领导临时交办的各项工作。

（二）事业发展部职责

1、负责大邑县慈善会对外全面形象管理工作，负责管理慈善会微信公众号、网站等外宣平台，做好本会慈善品牌宣传。

2、负责策划各类公益募捐活动、申报募捐计划、签订捐赠协议，同财务部做好对接，接收、催收捐赠人捐赠资金。

3、负责完善会员管理办法，策划会员活动。

4、负责做好潜在慈善资源开发，完善捐赠人管理制度，负责接待捐赠人并协助处理好捐赠人投诉。

5、负责建立本会慈善捐赠资料库。

6、负责捐赠信息公开。

7、完成领导临时交办的各项工作。

（三）项目部职责

1、负责做好慈善项目策划、执行、总结、验收。

2、负责拟定项目合同，同其他部门做好对接，合法合规使用慈善资金。

3、负责项目实施平台管理，受助人资格审查。

4、负责项目所需物资采购、发放、签收。

5、负责受赠人管理，负责接待捐赠人并协助处理好受赠投诉。

6、负责建立本会慈善项目资料库。

7、负责项目信息统计和及时公开项目信息。

8、完成领导临时交办的各项工作。

（四）财务部职责

1、全面负责慈善会的财务会计出纳工作。

2、负责慈善会预算管理工作。

3、负责财务凭证、网银U盾、印章、票据、开户许可证等物品保管。

4、负责捐赠发票购入、使用和核销工作。

5、负责慈善会固定资产资产盘点工作，确保慈善会各项资产的安全、有效。

6、负责慈善会内部财务制度建设。

7、负责慈善资金、正常办公经费、会员活动经费等费用支出管理。

8、负责会计档案分类管理和保存。

9、完成领导临时交办的各项工作。

第二章  日常考勤管理

本会职工应自觉遵守工作纪律，按时上下班，不迟到，不早退，工作时间不得擅自离开工作岗位。外出办理业务前，须经相关负责人同意，严禁无故迟到或早退，擅自不上班。本会考勤、节假日、请休假等均参照大邑县民政局机关作息时间规定执行，如有调整，以新公布的工作时间为准。

一、事假

1、本会副秘书长、部门负责人、职工因事需请假，须填写请假单，持书面请假报告，经秘书长签字同意。

2、秘书长及以上职务因事请假须报会长签字同意。

二、病假

1、本会副秘书长、部门负责人、职工因病治疗或休息超过一日以上的，须持医院、医疗机构证明，经秘书长批准后方可休病假。

2、秘书长及以上职务请病假，须持医院、医疗机构证明，报会长签字同意。

三、婚假

1、本会职工结婚可凭书面报告请婚假五天，其配偶在外地居住者另加往返路程假，符合晚婚年龄的初婚者经秘书长批准可酌情增加婚假。

2、副秘书长及以上职务请婚假，须报副会长签字同意。

四、工伤假

1、本会职工在工作中因工负伤，在取得规定的因工受伤证明材料后，凭医院的医疗休息证明报副会长批准休假。

2、职工因工致残丧失或部分丧失劳动能力必须长期休息者，经会长审批后，报业务主管部门，按照国家劳动保护等相关法律法规研究处理。

五、丧假

1、职工配偶、直系亲属及岳父母、公婆死亡可请假三天，其死者在外地可另加往返路程假。

2、副秘书长、部门负责人、职工书面报告（或电话告知相关负责人），由秘书长签字后方可休假（特殊情况事后补办手续）。

3、秘书长及以上职务申请丧假，须报会长签字同意。

六、年假

本会职工有权享受年假。工作满一年可享受5天年假。在本会工作时间每增加一职年，年假时间增加1天，年假增加天数总计不超过10天。年假剩余未休时间不得累计转入下一年度。

七、其他规定

1、职工参加本会组织的会议、培训、学习或其他活动，如有事需请假的，必须提前向秘书长请假。副秘书长及以上职务请假，须报副会长签字同意。

2、日常考勤工作由综合部负责。

3、本规定未明确的假期均按照国家相关法律法规执行，所有假期均按照相关规定办理并发放工资。

第三章 印章使用和管理

为严格慈善会印章管理，确保印章使用规范、安全，特制定本制度。

一、印章的保管和使用

本会下设各部门在使用印章前，均需在综合部办理领取手续，接受相应的责权告知，签定《印章签盖手续》并备案。

（一）公章

公章由秘书长保管。各部门有需盖公章的文件、通知、合同等，须经由副会长签字、报常务副会长或会长同意后，在《印章使用登记薄》登记签字。综合部需将《印章使用登记薄》留档。

（二）财务专用章、法人私章

财务专用章由财务部出纳保管，主要用于银行汇票、现金支票等需要加盖银行预留印鉴等业务或发票上使用，发票专用章主要用于发票盖章；法人私章由财务部会计保管，主要用于银行汇票、网银支付、现金支票等业务，使用时凭审批的支付申请或取汇款凭证方可盖章。

（三）印章的使用

1.以本会名义发出的公文、通知，须由秘书长初审，副会长审核，常务副会长或会长签发后方可盖章。

2.对涉及本会的重大事项（如资产处置划拨、资金往来、人员招收录用和奖惩、财政预算决算、财政经费拨款、对外签订合同或契约类文书等）需要盖章的，须由副会长审核，常务副会长或会长签署意见后方可盖章。

3.报送上级慈善会、民政部门或县委、县政府的请示、报告、报表等材料需要盖章的，须由副会长审核，常务副会长或会长审阅同意后方可盖章。

4.报送有关部门的报表、材料，需要盖章的，须由副会长审核，常务副会长或会长审阅同意后方可盖章。

5.印章使用实行登记制度，应载明使用的日期、事由、经办人、责任领导，并经盖章人签字后方可盖章。

（四）印章的废止、更换

1、废止或缴销的印章应由保管人员填写《废止申请单》，呈副会长、常务副会长和会长逐级审批核准后交由秘书长统一废止或缴销。

2、遗失印章时应由印章保管人员填写《废止申请单》，并呈副会长、常务副会长和会长核准后，签批遗失处理及处罚办法后，交由综合部按批示处理，遗失本会基本印章时必须登报申明。

3、更换印章时应由印章保管人员填写《印章变更申请单》，并呈副会长、常务副会长和会长核准后，交由综合部按批示处理。如有需要须填写《印章制发申请表》申请新的印章。

二、印章保管人的责权范畴

本会主要印章管理采用分散管理相互监督办法。综合部主要职责是对印章的使用进行合理性管理，而印章保管人具有使用、监督、保管等多重责任与权力，具体划分如下：

1、印章保管人无独立使用权力，但具有监督及允许使用权力，因此印章的保管人对公章的使用结果负主要责任，经手人则负部分责任，而对未经由负责人或保管人签批的公章使用经手人负主要责任，保管人负部分责任。

2、财务章保管人无独立使用权力，但具有监督及允许使用权力，因此财务章的保管人对财务章的使用结果负主要责任，经手人则负部分责任，而对未经由保管人（财务负责人）签批的公章使用经手负主要责任，保管人负部分责任。

3、保管法人私章的出纳，即是保管者又是使用者，但其无独立使用权力，需依据财务管理部门审批的支付申请或取汇款凭证方可使用，否则负全部责任。

4、本会严禁印章、法人私章等独立带离本会使用，特殊情况确实需要携带外出使用的，须经常务副会长或会长同意，才能由常务副会长指定2人及以上人员同时携带外出使用。如遇要办理工商等年检等事务，需将表格带回本会盖章。

5、本会高、中层领导，因异地执行重大项目或完成重要业务，需要携带本会印章出差的，须经本会常务副会长或会长审批并及时归还。

6、如遇个人需开具个人相关证明，需由部门负责人以上担保签批后方能使用，但如涉及到个人经济担保与证明时，原则上一律不予证明，其不良结果由签批人与保管人以情节共同负责。

7、所有印章的使用，必须严格执行本会的公章使用章程，做好申请和使用登记。本会印章只适用于与本会相关业务，不得从事有损本会利益之行为。

8、印章使用申请人及管理负责人要严格按照上述规定申请使用印章，如出现问题，后果自负。给本会造成重大损失的，本会将依法追究其法律责任。

第四章 证照管理

一、本会证照由秘书长指定综合部专人负责统一管理。

二、本会证照包括登记管理证书法人代码证、法定代表人证书、税务登记证等。

三、证照的使用包括使用、复印等。

四、证照使用必须填写《证照使用申请单》。

五、证照使用程序：

使用人申请→部门负责人复核→秘书长审核→副会长核准→办理借用手续→归还使用完毕后，应在时限内归还证照保理人。

六、如需使用原件，则须秘书长核准。

七、证照复印件必须加盖“再复印无效章”。证照保管人必须做出登记，认真填写《证照使用登记表》。

第五章 差旅管理

为了适应市场经济变化，保证出差人员工作与生活的需要，规范差旅费管理，结合本会实际，特制定本规定。

一、本规定适用于本会全体职工。

二、差旅费开支范围主要包括职工离开机构常驻地主城区范围（晋原街道、青霞街道辖区）以外培训、参加会议、公务出差所发生的交通费、住宿费、伙食补助费及津贴等。

三、交通费、住宿费凭据报销。伙食补助费、津贴实行定额包干。

四、职工因公出差，应事先填写《出差计划申请单》，经相关负责人批准。如因事情紧急而未能及时填表，须事先由相关负责人口头报告，等返回本会后，应立即补办手续，具体操作程序如下：

（一）出差报备。填写《出差计划申请单》，注明预计出差时间、到达地点，报相关负责人办理报批事宜。

（二）费用预支。出差人员可根据报批后的《申请单》填写《借款单》，按《借款规定》报批后，向财务部预支差旅费，也可自行垫付。

（三）费用报销。出差人返回后应按《报销规定》办理报销手续，并注明实际出差日期、起讫地点、工作内容、报销项目、金额等。

五、出差人员按照标准乘坐交通工具，凭据报销交通费。乘坐交通工具的标准见下表：

六、出差人员应坚持诚信、节约原则，出差人员乘坐飞机、火车软卧、动车组从严控制，必须根据出差实际需要，合理选择相应等级的交通工具，因出差路途较远或出差任务紧急的，事前报批准后方可乘坐。凡事前未经批准自行改变交通工具而产生的费用，差额部分由本人承担。

七、本着节约原则，住宿费标准参照附件1、附件2标准执行，出差期间根据出差性质，给予一定的伙食补助，最高不超过100元/天·人，特殊情况需超出标准，须经副会长同意，否则超额部分自行承担。

八、外出参加会议或学习培训期间的食宿费用由会议主办方支付的，不报销伙食补助，只报在路途期间的伙食补助费。接待单位负责食宿费用的不再发放伙食补助。工作人员出差期间，事先经相关负责人批准就近办理私事的，其绕道的交通费由出差人自行承担，且期间不发伙食补助费。出差期间，确因工作需要宴请时，经汇报同意后按《接待管理》规定办理，但取消当日相应伙食补助。

九、外出参加会议，食宿由会议主办方统一安排的，会议期间的食宿费可按会议规定开支，凭会议通知和票据报销。本会职工参加成都地区（含区、县）内除晋原街道、青霞街道辖区范围短期（一天及以内）培训、会议，凭培训或会议通知、照片等佐证，按100元/次·人实行津贴定额包干报销，不再另行报销交通费、伙食补助费等其他费用。

十、本会职工出差期间，要严格遵守中央八项规定，不准利用出差游览景点或从事其他娱乐活动。

十一、因保管不当丢失交通票据，必须由本人写书面说明并提供旁证，按照财务报销制度，经领导审批后方可报销。

十二、差旅住宿费和伙食补助费标准参照行政事业单位标准执行，今后行政事业单位差旅住宿费和伙食补助费标准如有调整，参照执行。

附件：1. 省外差旅住宿费和伙食补助费标准

2. 省内差旅住宿费标准

目录

大邑县慈善会基本管理制度

第一章 总 则

第二章  日常考勤管理

第三章 印章使用和管理

第四章 证照管理

第五章 差旅管理

第六章 公务接待管理

第七章 财务报销管理制度

第八章 人力资源管理

第九章 档案资料管理

第十章 保密制度

附件1

省外差旅住宿费和伙食补助费标准

单位：元/人·天

附件 2

省内差旅住宿费标准

单位：元/人·天

第六章 公务接待管理

为进一步加强本会管理，严格控制和规范各项开支，本着“厉行节约、注重实效”的原则。结合本会实际，本办法对公务接待管理的使用范围、标准等进行了详细规定。

一、适用范围

接待管理适用于本会需要对内、外的各项招待：上级及有关职能部门，相关业务单位、同行业、各类会议、拜访等接待管理。接待管理费包括：餐饮、住宿、会务等费用。

二、用餐程序及标准

（一）接待管理审批

1、承办接待管理事项，由经办人填写《接待管理审批表》，说明接待项目、对象、人数及费用，经秘书长、副会长、会长逐层审批后，交综合部订餐、报批，必要时申请部门需向秘书长说明。

2、因工作需要进行接待管理，必须严格执行事前审批、事后监督程序。特殊情况不能及时填报，必须电话请示相关领导，得到批准后办理相关招待事宜，事后及时补报《招待审批表》。

（二）接待参照标准

不高于每人每餐100元，据实报销。

（三）人数规定

接待管理陪同招待就餐，原则上陪同人员不得多于来客人数，特殊情况下，经副会长批准可适当增加陪餐人数。

三、其他事项

1、所有不符合招待审批规定的，如：事先未及时填写《接待管理审批表》或未批准而擅自招待的，财务部一律不予报销。

2、各项接待管理费用如超过标准（预算），均需另行报告、批准，未经批准的不予报销。

3、严禁慈善会内部相互宴请或作他用，一经发现，按所花费用的双倍在本人的工资中扣除。

4、严禁利用职务之便，以本会名义招待亲属、朋友，经查实，对当事人作开除处分。情节严重者，将追究其法律责任。

5、本会各级人员应勤俭节约、廉洁奉公、遵纪守法，严格执行财务制度，不得以任何理由任意扩大招待范围和开支标准，对违规违纪者除财务部拒绝予以报销外，还须追究相关当事人的责任。

第七章 财务报销管理制度

一、总则

1、为了加强本会内部管理，规范本会财务报销行为，倡导一切以业务为重的指导思想，合理控制费用支出，特制定本制度。

2、本制度根据相关的财经制度及本会的实际情况，将财务报销分为日常办公费用、税费支出、工程相关支出及专项支出等，以下分别说明报销相关的借款流程及各项支出具体的财务报销制度和报销流程。

3、本制度适用本会全体职工。

二、日常费用报销流程

日常费用主要包括差旅费、电话费、交通费、体检费、办公费、低值办公用品、低值易耗品及备品备件、业务接待费、培训费、资料费等。

三、费用报销的一般规定

1、报销人必须取得相应的合法票据（相关规定见发票管理制度）。

2、填写报销单应注意：根据费用性质填写对应单据；严格按单据要求项目认真写，注明附件张数；金额大小写须完全一致（不得涂改）；简述费用内容或事由。

3、按规定的审批程序报批。

4、费用报销的一般流程：报销人整理报销单据并填写对应费用报销单→须办理申请或出入库手续的应附批准后的申请单或出入库单→相关负责人逐级审核签字→出纳处报销。

四、专项支出财务报销流程

专项支出主要包括固定资产购置及其他专项费用等。

（一）填写购置申请：按本会《资产管理制度》相关规定填写《资产购置申请单》并报批。

（二）报销标准：相关的合同协议及批准生效的购置申请。

（三）结账报销：

1、资产验收无误后，经办人凭发票、财务部签字等资料办理出入库手续，按规定填写报销单（经办人附出入库单）；

2、按资金支出规定程序审批；

3、财务部根据审批后的报销单以支票形式付款；

4、若需提前借款，应按借款规定办理借支手续，并在5个工作日内办理报销手续。

第八章 人力资源管理

一、岗位设置及薪酬

（一）按照发展需求，本会设秘书长、副秘书长、部长、普通员工岗。若岗位为兼职，则按照相关要求不领取薪酬。

（二）岗位设置和薪酬构成

秘书长，岗位数1名；

副秘书长，岗位数1名；

部长，岗位数4名；

普通员工岗，岗位数视发展情况而定。

本会职工薪酬构成：基本工资+绩效工资+工龄工资+交通补贴+通讯补贴，购买“五险一金”。每月固定发放，与工资合并计税。

发放额度根据业务考评、个人在岗天数等综合确定，具体以职工薪资方案为准。

二、招聘及解聘

（一）人员招聘

本会各部门需增加人员，须向综合部提出用工申请，由综合部负责招聘。员工的招聘由秘书长办公会审议通过后，报会领导审批。岗位任命优先从下级岗位中择优提拔，由秘书长办公会审议通过后，经理事会、理事会审议。

（二）人员解聘

1、试用人员离职应提前三日写出书面辞职报告，由用人部门填报“解聘职工审批表”，经批准后到综合部办理解聘手续。

2、职工与本会签订劳动合同后，双方都必须严格履行合同，用人部门不准无故辞退职工，确须辞退时应向综合部说明辞退原因。

3、合同期内职工辞职的，须提前一个月向本会提出书面辞职报告，由部门负责人签署意见，经本会秘书长签字，报副会长、会长批准。由综合部予以办理辞职手续。

4、职工本人辞职、被本会解聘、提前终止劳动合同等，在离开本会以前，必须交还本会财物（如：文件及相关业务资料等）。

三、绩效考核

（一）考核时间和对象

每年年初，由综合部负责对本会入职一年以上工作人员上年度工作进行考评。

考核主要内容：职业道德、工作绩效、工作态度、工作纪律等4项。

（二）考核程序

1、工作人员提交个人年终总结，年终考核表。

2、考核小组进行组织考核，形成初步考核结果；报秘书长、副会长、会长逐层审批后公示。

（三）考核奖惩

年度绩效奖金于次年春节前发放（发放日前离职的员工则不享受）。考核评定“优秀”等次的，按岗位等级一次性发放绩效考勤奖金；考核评定“良好”等次的，按岗位等级一次性发放绩效考勤奖金；考核评定“差”等次的，不予以奖励。（绩效考勤奖金标准根据慈善会发展情况浮动）

四、培训

（一）本会提倡全体职工刻苦学习慈善知识，积极参加各类知识培训，提高慈善技能。本会为职工提供学习、深造的条件和机会，努力提高职工的整体素质和水平，造就一支政治站位坚定、思想作风硬朗、业务能力专精的慈善队伍。

（二）培训员工在受训期间一律不得规避或不到。对无故迟到和不到的员工，按慈善会考勤制度处理。外部培训结束一周内，员工应将其学习资料整理成册，在其他未训员工间传阅，并交由档案管理人员保管。

第九章 档案资料管理

为规范本会档案管理工作，参照业务主管单位档案管理相关规定，结合本会实际，制定本制度。

一、档案的收集 

（一）归档范围 

大邑县慈善会党建工作、业务工作、行政工作、人事工作、财务工作相关的文件、合同、协议、材料、图片、音频、视频等工作类资料，房屋、车辆的相关文件、图纸、手续、照片等资产类文件，会计账簿、会计报表、会计凭证等财务类档案。财务类档案执行《大邑县慈善会财务管理制度》。

（二）档案收集的注意事项

1、凡是本会形成的或收到的（包括上级下发的、同级和不相隶属单位送来的，合作单位报送的）具有保存价值的文件材料均应收集完整，不能缺少某个部门或某项工作的文件。

2、归档文件必须使用耐久字迹材料，不得用铅笔、圆珠笔、彩色笔书写。

3、收到的传真材料需复印后与原件一同保存。

4、存档件的签批单应有签发领导并加盖单位印章。

5、在进行会议、参加活动、接受检查等事项中，应注意收集并形成声像档案。拍摄人在活动结束后及时向综合部移交声像资料，并写清活动时间、地点、内容、参加的人员等。

（三）归档时间

1、工作类资料：由各部门每年第一季度末前将上年度的资料按规定完善手续、档案编号、整理装订，部门负责人确认后移交综合部存档。

2、财务类档案：由资金监管部按月进行整理装订，并自行存档。

3、资产类文件：待事宜办理完结后应立即移交综合部存档。

（四）归档要求 

1、各部门在收集本部门归档文件时，应收集齐全所有须存档资料，确认齐全后，应逐份检查文件是否符合归档条件。本会上报的请示、报告等须附上级批复，发文稿须加盖公章。按照原件在前复印件在后的顺序用订书钉固定好，根据文件年份分类再移交综合部。会议记录和会议纪要须与其他文件分开，办理单独移交（上会材料，会议资料需放在会议纪要的后面）。如移交部门资料不齐全或整理顺序不符合归档条件，综合部不予接收。

2、接收档案工作中，如发现缺卷、缺件或破损现象，应由移交部门负责补救，无法补救的应当有文字说明，由经办人、部门负责人和秘书长签字并加盖单位公章，同时在有关目录、案卷的备注处加以说明。

3、综合部接收档案时，应与移交部门办理交接手续。移交部门应建立档案移交目录，由交接双方按移交目录清点核对无误，签字盖章后方可接收，不得未见档案就办理交接手续。移交目录一式二份，综合部一份，移交部门一份。

二、档案的管理 

（一）档案整理

包括分类、年限、排列、编目，便于保管和查阅 （详细整理办法参见《档案馆室业务工作手册》（四川省档案局编）。

（二）分类、编号

1、业务工作类资料按年份、业务类别进行分类管理。

2、行政工作类资料、财务类档案按时间先后顺序进行分类管理。

3、资产类文件按年份和事宜办理完成时间进行分类管理。

4、档案归档须进行编号、登记、录入工作。

（三）年限划分

本会档案分为 10 年、永久两类。

1、10 年档案包括：各类活动、会议的邀请函，月报，慈善杂志，办公用品出入库登记表、各类非重大事件的请示、报告、收发、专报、各类重大事件的请示、报告、收发文、会议纪要（含会议材料），业务工作类资料等。

2、永久档案包含：资质证明文件，人事档案，历届会员、理事、常务理事、副会长、会长的相关资料、资产类文件、审计报告等。

（四）查阅手续

查阅档案资料，须按以下手续办理：

1、本会内部人员查阅需填写“文件资料借阅登记表”。

2、本会以外人员查阅需凭单位介绍信、法人登记证、借阅人身份证复印件并加盖公章，经秘书长签批后，方可查阅。

3、档案借离档案室必须严格控制，本会内部查阅限两日内归还。本会以外只能查阅和复印，严禁外借。

4、综合部要做好查阅、借阅登记工作，填写“文件资料借阅登记表”并签字。

三、档案资料的销毁 

根据档案资料的有关管理规定，对符合销毁的资料在销毁时必须按以下程序进行。

1、综合部将需要销毁的资料汇总、列表，进行上报请示，经秘书长办公会批准同意后方可销毁。

2、销毁时必须有两人以上在场，并确认彻底销毁后才能离开，不得私自留存。

3、根据档案保存年限，到期后综合部按照相关规定进行销毁。

四、工作要求 

档案管理相关负责人应严格执行档案管理制度，严格执行党和国家的保密、安全制度，确保档案和案卷机密安全。

1、文件材料齐全完整；

2、根据档案内容合并整理、立卷；

3、根据档案内容的历史关系，区别保存价值、分类、整理、立卷，案卷标题简明确切，便于保管和利用；

4、档案室要防火、防盗、防鼠，按照档案管理相关要求档案资料室应配备相应的灭火设备，当室内湿度过高时应进行除湿降温工作，防止资料受潮受损；

5、非档案管理人员，严禁擅自进入档案资料室；

6、如发现有遗失文件、超出借阅范围造成失密、泄密事故的，要采取措施迅速查清情况，及时上报领导，并根据情节轻重和造成后果的程度追究有关人员的责任。

第十章 保密制度

为保守本会秘密，维护本会利益，特制订本制度：

一、全体职工都有保守本会秘密的义务。在对外交往和合作中，须特别注意不泄露本会秘密，更不准出卖本会秘密，要注重捐赠人、受助人等群体隐私保护。

二、本会秘密是指关系本会发展和利益，在一定时间内只限一定范围的职工知悉的事项。本会秘密包括下列秘密事项：

1、本会经营发展决策中的秘密事项；

2、人事决策中的秘密事项；

3、捐赠人要求不予公开的捐赠信息、受助人信息；

4、招标项目的标底、合作条件、贸易条件；

5、重要的合同、合作渠道；

6、会员大会或理事会确定应当保守的本会其他秘密事项。

三、属于本会秘密的文件、资料，应标明“秘密”字样，由专人负责印制、收发、传递、保管。非经批准，不准复印、摘抄、传播秘密文件、资料等相关信息。

四、记载有本会秘密事项的工作笔记，持有人必须妥善保管。如有遗失，必须立即报告并采取补救措施。

五、对保守本会秘密或防止泄密有功的，予以表扬、奖励。

违反本规定故意或过失泄露本会秘密的，视情节及危害后果予以行政处分或经济处罚，情节严重者予以除名。

六、档案室及相关机要重地，非工作人员不得随便进入；工作人员更不能随便带人进入。

七、综合部应定期检查慈善会各部门的保密情况。

本制度自第四届理事会第二次会议通过执行。本制度由综合部负责解释。